W ramach polityki spójności wciąż realizowane są różne programy, dzięki którym nowi beneficjenci mogą skorzystać z możliwości ubiegania się o fundusze z unijnej kasy. Jednak trzeba zdawać sobie sprawę, że pozyskanie środków z UE nie jest jednorazową aktywnością, lecz procesem, przez który należy umiejętnie przejść.
Wiele osób miewa problemy w starciu z unijnymi procedurami. Jednak ich rygorystyczne przestrzeganie jest warunkiem uzyskania wsparcia finansowego. Stąd tak popularne jest nawiązywanie współpracy z firmami, które specjalizują się w pozyskiwaniu funduszy unijnych.
Niezależnie od tego, czy ktoś decyduje się na samodzielną realizację projektu unijnego, czy skorzysta z pomocy doradców, procedura powinna objąć następujące etapy:
Krok 1 – przygotowanie koncepcji
Jest to moment na dokładne przemyślenie swojego pomysłu. Trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, jakie potrzeby inwestycyjne ma przedsiębiorstwo lub instytucja i jakie są możliwości sfinansowania tych potrzeb z wykorzystaniem środków unijnych. Przydatne jest dokonanie symulacji szans na uzyskanie finansowania.
Krok 2 – wybór programu operacyjnego
Dobranie optymalnego programu pomocowego znacząco zwiększa szanse na pozyskanie dotacji. Należy nie tylko dokładnie zapoznać się z ramowymi wytycznymi, ale też rodzajami projektów realizowanych w ramach danego programu, możliwą wielkością dofinansowania oraz minimalną wartością projektu. Trzeba także zapoznać się z terminami składania wniosków.
Krok 3 – pisanie wniosku i przygotowanie innej dokumentacji
Wytyczne zawarte w programie pomogą we właściwym przygotowaniu wniosku, np. podkreśleniu aspektów, które mogą przynieść więcej punktów. Należy spełnić wszystkie narzucone wymogi formalne i trzymać się instrukcji wypełniania wniosku. Aby maksymalnie zwiększyć wartość merytoryczną projektu, warto przeczytać kartę oceny wniosku. Niezbędne jest złożenie wszystkich wymaganych załączników. Po skompletowaniu dokumentacji konkursowej należy złożyć ją w stosownej instytucji. Potem trzeba monitorować proces rozpatrywania wniosku, a w razie konieczności dokonać potrzebnych uzupełnień.
Krok 4 – Podpisanie umowy o dofinansowanie i realizacja projektu
Po przyznaniu dotacji konieczne jest podpisanie umowy między beneficjentem a instytucją, która będzie przekazywać dotację. Następnie można przystąpić do wdrożeniu projektu, jednak trzeba ściśle przestrzegać wszelkich warunków zawartych w umowie.
Krok 5 – Rozliczenie dotacji i kontrola
Pomoc finansowa z Unii zazwyczaj działa na zasadzie refundacji, należy zatem złożyć wniosek o płatność wraz z udokumentowaniem poniesionych kosztów. Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli przez instytucję, z którą podpisał umowę, należy zatem przygotować wszelką niezbędną dokumentację.